Привіт! Що робити із поділом реальності на “до панедемії” та “після” – вирішує кожен та кожна, але світ змінився, і сучасна реальність значно віртуалізувалась, стала гібриднішою.
У колі однодумців доволі частенько спілкуємось про прийнятні та не дуже речі онлайн спілкування. Помітив, що запит на подібне обговорення у моєму колі зростає, тому вирішив систематизувати для себе вже “прописні істини” та обговорити їх із колегами та колежанками. Разом точно цікавіше 😉
Одразу хочу зазначити, що у цій нотатці не намагаюсь когось виховувати. Просто, на мою думку, світ стане ще кращим, якщо ми будемо дотримуватись якихось комфортних правил одне для одного, тож, якого “комфорту” намагаюсь дотримуватись я і запрошую інших.
Зрозуміла адреса е-пошти
Так, це найперше! Давайде одразу на прикладах. Я – Горкуша Михайло Юрійович. Іншим користувачам і користувачкам буде зрозуміло в будь-якій незрозумілій ситуації до кого вони пишуть, якщо моя скринька буде мати наступні варіанти написання:
- mgorkusha @ email . me
- gorkusha @ email . me
- mykhailo_gorkusha @ email . me
Менш прийнятними можуть бути адреси типу:
- mgork @ email . me
- myug @ email . me
Незрозумілими для мене лишаються пошти для офіційного листування накшталт:
- misha 1992 @ email . me
- android g @ email . me
“Кому” та “прихована копія”
Якщо ви спілкуєтесь невеличкою групою, виключно із робочих питань, і це, переважно, внутрішня комунікація, або добре… звична комунікація для цієї групи людей – ніяких особливостей. Ви просто вносите всіх у поле “кому” і радісно відправляєте листа.
Інша ж ситуація, якщо необхідно відправити листа доволі величенькій групі осіб, а бонус – вони не знають одне про одного. Чому інша?
Справа в тому, що наразі, в ту ж саму цифрову епоху, треба бути обачливими щодо розповсюдження персональної інформації. Уявімо ситуацію: на мене написали листа, де в полі “кому” ще +15 людей. Ніби все прекрасно, всі інформацію отримали. Та 15-м був ще один Міша, маркетолог, який не зовсім добросовісно ставився до отримуваної інформації… і теперь всі 15-ть людей (зрозуміли ж, чому знову 15?) отримують від маркетолога Міши якийсь спам. Не найприємніша штука?)
Як залишитись чемним і таки надіслати на всіх незнайомців у “режимі економії нервів”: у поле “кому” ставите свою ж адресу е-пошти; у поле “прихована копія” – усіх тих щасливчиків, які мають отримати від вас інформацію.
Тема
Будь ласка, не залишайте її пустою. Мабуть, це найголовніше 😉
Та рухмаємось далі. В ідеалі – тема таки мусить (!!!) мусить описувати коротко зміст повідомлення. Якщо колись раптом людині необхідно буде знайти пізніше інформацію, яку ви відправили, то значно легше буде орієнтуватись саме по темі, а не по нескінченному ланцюжку повідомлень “Без теми”.
“Тіло” листа
Воно має бути. Побажання як і з темою 😉
Якщо у листа немає ні теми, ні самого повідомлення (а ще й вкладення із незрозумілою назвою) – це той самий жахливий жах, який просто не хочеться навіть уявляти у страшному сні.
Якщо не буде теми – можна щось зрозуміти по пошуку серед “ключових слів” у тілі листа. Якщо не буде тіла листа, а буде лише тема – теж легше. Але якщо немає ні того, ні іншого – це найгірший варіант. Поставте себе на місце людиноньки, яка не зможе віднайти щось згодом, бо, по суті, у неї не буде майже ніяких вихідних данних окрім орієнтовного відчуття “в якому місяці шукати листа”, поплачте за неї, і додайте до повідомлення необхідну інформацію, будь ласкааа.
Структура листа
Формальне вічливе привітання, воно таки має бути, це завжди приємно. Якщо дозволяють відносини із отримувачем/отримувачкою повідомлення – напишіть щось більш відмінне від “Шановна/Шановний”.
Далі – коротко про питання, щодо якого взагалі ви встали зранку із думкою створити та відправити цього листа. Якась додаткова інформація.
Давайте листу “дихати”. Пишіть умовно-маленькими абзацами, із пробілами поміж ними. Бажано – “одна думка – один абзац”. Не завжди, та в ідеалі я б цей світ хотів бачити так.
І ще хочу запросити усіх, хто читає цей матеріал, писати списком/планом. Як мінімум тому, що це полегшує коментування тому/тій хто буде на цього листа потім відповідати.
Приклад:
- Ми зустрілись із Михайлом
- Обговорили баскетбол
- Обговорили футбол
- А ще як класно співає Gregory Porter
- Зустрілись із Сашею
- І так далі…
У такому випадку лист у відповідь буде легше зіставляти або “по пунктам” відповідно, або на них посилатись, або просто скопіювати текст і написати відповідь поруч іншим кольором. Що перший що другий лист будуть доволі структурованими та зрозумілими.
Додатки/вкладення
Дещо справедливим буде зазначити, що “їх і так видно”, але… ситуації бувають різні, і наша увага до певних елементів на екрані теж може бути різною, тому… Дуже коротко, та все ж, зазначте, що до листа ще додається файлик із тим-то про те-то. Це і допоможе зорієнтуватись (навіть тим, хто не хоче відкривати якісь робочі файли з певної теми до певного моменту, ха!)
Підпис
Якщо це перший лист до когось, чи цей лист має доволі офіційну “природу” – ставте той самий формальний підпис із необхідними контактами, сайтом організації і іншими “важливими речами”. Принаймні контакти точно мають бути, бо життя дуже різне. Хоча, якщо завдання уникати інших каналів комунікації і прагнути лише до листування – може не бути й тих самих контактів. Життя мінливе навіть в межах одного абзацу.
Загально ж, формального “З повагою, Михайло” надалі має вистачати. Єдине що – зробіть навіть автоматичний підпис із таким форматуванням і пробілами, щоб не дуже було помітно, що він вставлений. Це трохи прикрасить сам лист також.
Приписка про конфіденційність
З одного боку, важлива річ, якщо дійсно доволі важлива переписка. Це може бути ще один “автоматично доданий абзац”, як і підпис, і значитиме він те, що поширювати усю отриману із цього листа інформацію, друже, не слід. Та читати це постійно, і “збільшувати” цитований текст – теж не завжди ОК. Словом, тут має бути баланс, як і у всьому в природі.
Надіслати
Намагайтесь надсилати усе лише в робочі години. Бережіть здоров’я та спокій і своє особисте, і інших. Якщо ну ніяк не виходить – надсилайте із відкладеним таймером – на ранок наступного дня (автоматично що Google, що Outlook запропонують варіанти на 08:00, наприклад).
А що у вас наболіло? Чого додасте, порадите, перефразуєте?)